Sử dụng các câu hỏi phỏng vấn về sự ưu tiên này để đánh giá ứng viên về kỹ năng quản lý thời gian và xác định các ứng tiềm năng có khả năng sắp xếp tốt khối lượng công việc của họ và đáp ứng kịp thời thời hạn công việc.
More...
Tại sao nên hỏi ứng viên ưu tiên những câu hỏi phỏng vấn về sự ưu tiên?
Khả năng ưu tiên các nhiệm vụ là một kỹ năng thiết yếu trong công việc. Nhân viên có kỹ năng ưu tiên tốt có thể:
- Đáp ứng được các deadline trong công việc
- Quản lý khối lượng công việc của họ một cách hiệu quả
- Sử dụng thời gian của họ một cách thông minh và không bị xao lãng
- Có khả năng thích ứng với thay đổi và đánh giá lại các ưu tiên của họ
- Kiểm soát stress tốt khi thực hiện nhiều nhiệm vụ
- Xử lý các dự án quan trọng nhất trước tiên và đặt các nhiệm vụ phụ sang một bên
Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn mẫu để đánh giá các kỹ năng ưu tiên của ứng viên:
Ví dụ về các câu hỏi phỏng vấn ưu tiên:
- Bạn làm thế nào để sắp xếp công việc khi bạn phải chịu trách nhiệm cho nhiều dự án / khách hàng cùng một lúc?
- Nếu bạn phải báo cáo cho nhiều người quản lý, thứ tự ưu tiên của bạn sẽ như thế nào?
- Mô tả một ngày của bạn tại nơi làm việc. Bạn có thói quen gì vào buổi sáng?
- Bạn dành bao nhiêu thời gian mỗi tuần cho nhiệm vụ X?
- Bạn trở lại làm việc sau kỳ nghỉ hai tuần và tìm thấy năm mươi email mới trong hộp thư đến. Bạn sẽ chọn email nào để mở và trả lời đầu tiên?
- Bạn đã bao giờ bị trễ deadline chưa? Nếu có, hậu quả của nó là gì? Nếu không, làm sao mà bạn chắc chắn rằng bạn không bị trễ deadline?
- Những công cụ năng suất nào (ví dụ: phần mềm quản lý thời gian hoặc quản lý dự án) bạn thấy hữu ích?
- Kể về lần mà bạn giao phó thành công nhiệm vụ cho nhóm của mình.
- Bạn sẽ trả lời thế nào nếu người quản lý của bạn đột nhiên yêu cầu bạn hoàn thành một nhiệm vụ đầy thách thức trong thời hạn ngắn? (ví dụ: thực hiện năm mươi cuộc gọi lạnh cho khách hàng tiềm năng trong một ngày)
- Bạn đã bao giờ cảm thấy choáng ngợp trong công việc? Bạn đã làm gì?
Làm thế nào để đánh giá các kỹ năng ưu tiên trong các cuộc phỏng vấn?
Dưới đây là dấu hiệu của các ứng viên có kỹ năng ưu tiên tốt:
- Họ lập danh sách việc cần làm: Những người biết sắp xếp và chia các dự án lớn thành các bước nhỏ nhiều khả năng sẽ hoàn thành công việc đúng hạn.
- Họ tách phân chia công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp: Hầu hết các nhiệm vụ công việc đều quan trọng, nhưng chỉ một số công việc đòi hỏi phải hoàn thành thời gian gấp rút. Bạn hãy tìm kiếm những người hiểu sự khác biệt này và có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Họ ước tính thời gian, sự nỗ lực và nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ: Để ưu tiên các nhiệm vụ một cách đúng đắn, nhân viên cần phải tự chuẩn bị. Họ nên đánh giá một yêu cầu của dự án trước khi đi sâu vào việc thực hiện.
- Họ không ngại đánh giá lại các nhiệm vụ: Nhân viên sẽ có thể xác định công việc của họ đang thiếu hiệu quả và đề xuất các giải pháp để cải thiện các quy trình. Các nhà quản lý cũng nên thường xuyên đánh giá lại các nhiệm vụ thường nhật để xác định những gì đang hoạt động tốt và không tốt.
Lưu ý
- Họ quản lý công việc theo kiểu vi mô: Một nhân viên muốn kiểm soát mọi phần của dự án sẽ rất khó giao nhiệm vụ. Họ có vẻ thích hợp để kết thúc nhiều nhiệm vụ hơn là có thể xử lý.
- Họ thiếu kỹ năng giao tiếp: Những nhà quản lý không thể giao tiếp và truyền đạt rõ ràng về các yêu cầu sẽ gây ra sự hiểu lầm trên cả nhóm về sự ưu tiên và thời hạn của công việc.
- Họ không hướng về mục tiêu chung: Nếu các nhân viên xem dự án như các nhiệm vụ riêng lẻ thì họ không thể gia tăng giá trị cho công ty được. Những người như vậy ít có khả năng ưu tiên các dự án dựa trên mức độ quan trọng.
- Họ trì hoãn: Sự mất tập trung và thiếu thái độ “có thể làm” là những dấu hiệu của người có kỹ năng ưu tiên kém. Ngoài ra, những người dễ bị phân tâm bởi các vấn đề không quan trọng và gặp khó khăn trong việc tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất của họ cũng là người chưa có kỹ năng ưu tiên tốt.